Ingenieurbüros Insolvenzen

Ingenieurbüros vor der Insolvenz: Was jetzt zu tun ist

Die Lage ist ernst, aber nicht hoffnungslos. Nach Jahren der Inflation, hohen Energiepreisen und einer zähen Konjunktur geraten immer mehr Planungsbüros in Schieflage. Besonders Ingenieurbüros spüren den Druck: Engpässe bei Fachkräften, Projektverzögerungen und Preisdruck an der Vergabefront treffen zeitgleich auf steigende Kosten und zögerliche Auftraggeber. Wer jetzt systematisch handelt, kann die Handlungsfähigkeit sichern – und oft sogar den Betrieb erhalten.

Jetzt handeln – bevor Fristen laufen

Sichern Sie heute die Handlungsfähigkeit Ihres Ingenieurbüros. Warten kostet Optionen – frühes, strukturiertes Vorgehen schafft Zeit, Vertrauen und Finanzierungsspielräume.

Ihr 6‑Schritte‑Plan für die nächsten 14 Tage:

1. Kassensturz noch heute (90 Minuten blocken): Kontostände, offene Posten, fällige Abgaben und laufende Kosten zusammentragen. Eine 13‑Wochen‑Liquiditätsplanung aufsetzen – und ab morgen täglich aktualisieren.
2. Einzahlungen beschleunigen: Abschlagsrechnungen prüfen und sofort stellen, Teilabnahmen aktiv einfordern, Mahnlauf starten, bei solventen Kunden Skonto gegen Sofortzahlung anbieten.
3. Auszahlungen priorisieren: Nicht betriebsnotwendige Kosten stoppen, Stundungen und Raten mit Vermieter, Lieferanten und Dienstleistern verhandeln; neue Bestellungen nur nach Vier‑Augen‑Freigabe.
4. Bankgespräch terminieren (innerhalb von 72 Stunden): Liquiditätsplan vorlegen, Zwischenfinanzierung und Covenants klären. Offen und zahlenbasiert kommunizieren – das erhöht Ihre Verhandlungsmacht.
5. Rechtliche Spur festlegen: Gemeinsam mit Steuerberatung und Fachanwalt prüfen, ob StaRUG, Schutzschirm oder Eigenverwaltung in Frage kommen. Ziel: Sanierungsweg vor Eintritt einer Pflichtlage definieren.
6. Team & Auftraggeber informieren: Klar, ehrlich, lösungsorientiert. Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Termine transparent machen, um Schlüsselkräfte zu binden und Abnahmen zu beschleunigen.

Startsignal setzen – heute:

• Öffnen Sie Ihren Kalender und blocken Sie noch heute 90 Minuten für den Kassensturz.
• Laden Sie Steuerberatung/Controlling und – bei Anzeichen einer Krise – Sanierungs- bzw. Insolvenzrecht für ein gemeinsames Krisengespräch ein.
• Erstellen Sie eine To‑Do‑Liste für 14 Tage mit Verantwortlichen und Fälligkeiten (Cash, Bank, Lieferanten, Projekte, Recht).
• Hängen Sie die 13‑Wochen‑Liquiditätsplanung sichtbar auf und aktualisieren Sie sie täglich.

Kurz und knapp – Ihr Call to Action:

Blocken. Bilanzieren. Bewegen.
Blocken Sie heute 90 Minuten, bilanzieren Sie Ihre Liquidität 13 Wochen nach vorn, und bewegen Sie Bank, Gläubiger und Auftraggeber mit einem klaren Maßnahmenplan. Je früher Sie handeln, desto mehr Optionen haben Sie.

1) Der Gegenwind in Zahlen: Ein historisch hohes Insolvenzniveau

Die wirtschaftliche Großwetterlage setzt der Breite der Unternehmen zu – und macht vor technischen Dienstleistern nicht halt. Nach Berechnungen der Wirtschaftsauskunftei Creditreform verzeichnete Deutschland im 1. Halbjahr 2025 rund 11.900 Unternehmensinsolvenzen, ein Plus von 9,4 % gegenüber dem Vorjahreszeitraum und der höchste Halbjahreswert seit 2015. Die Lage entspannt sich also nicht, sie bleibt angespannt.

Für Planungsbüros zeigt eine aktuelle, bundesweite Befragung von IW Consult im Auftrag der Planerorganisationen (AHO, BAK, VBI, BIngK) ein ähnliches Bild: Nur noch rund 84 % der etwa 2.500 teilnehmenden Architektur- und Ingenieurbüros erzielten zuletzt Gewinn, im Vorjahr waren es knapp 97 %. Rund 40 % berichten von sinkendem Auftragsbestand, etwa 27 % von Zuwächsen. Der Fachkräftemangel verschärft laut den Verbänden den Kostendruck und limitiert Kapazitäten.

2) Preisdruck seit dem HOAI-Urteil: Wettbewerb ohne Leitplanken

Ein strukturelles Element kommt hinzu: Seit dem EuGH-Urteil vom 4. Juli 2019 (C‑377/17) sind die verbindlichen Mindest- und Höchstsätze der HOAI unionsrechtswidrig; die HOAI 2021 wurde entsprechend angepasst und hat nur noch Empfehlungscharakter. Damit können Honorare breiter verhandelt werden – mit Chancen für flexible Modelle, aber auch mit Risiken eines ruinösen Unterbietungswettbewerbs, wenn Qualität und Leistungsumfang nicht sauber definiert sind. Für Büros bedeutet das: Angebotsklarheit, Kalkulationsdisziplin und Nachtragsmanagement sind essenzieller denn je.

3) Früherkennung ist Pflicht: StaRUG und laufendes Krisenmonitoring

Nicht nur kluge Führung, sondern rechtliche Pflicht: Das StaRUG verpflichtet seit 2021 die Geschäftsleiter haftungsbeschränkter Unternehmensträger, die wirtschaftliche Entwicklung kontinuierlich zu überwachen, drohende Risiken frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Praktisch heißt das: ein integriertes Controlling- und Frühwarnsystem mit Liquiditätsplanung, Auftrags- und Forderungscontrolling sowie Risiko- und Szenarioanalysen. Wer diese Pflicht ignoriert, riskiert im Krisenfall persönliche Haftungsrisiken.

Kernbausteine einer wirksamen Früherkennung für Ingenieurbüros:

• 13‑Wochen-Liquiditätsvorschau (rollierend, wöchentlich aktualisiert), ergänzt um eine 12‑Monats-Sicht.
• Auftragsbestand / Backlog mit realistischen Start- und Abnahme-Terminen je Gewerk/Leistungsphase.
• DSO (Days Sales Outstanding), Mahnlauf-Quote und Anteil strittiger Rechnungen.
• Stundensätze vs. Personalkosten je Qualifikationsgruppe (Ergebnis pro Stunde/Projekt).
• Nachtrags- und Änderungsmanagement: systematisch, dokumentiert, frühzeitig.

4) Alarmsignale erkennen – und nicht wegsehen

Krisen zeichnen sich selten durch einen einzigen „Big Bang“ aus. Typische Warnhinweise im Ingenieurbüro sind:

• Liquiditätslücken: Wenn über mehrere Monate die Kosten schneller steigen als der Umsatz oder die Forderungsquote (Forderungen zur Bilanzsumme) sichtbar anschwillt, droht der Kassensturz.
• Zahlungspraxis am Markt: Kunden liefern nur noch gegen Vorkasse; straffere Prüfroutinen von Auftraggebern verzögern Abschlagsrechnungen.
• Banksignale: Die Hausbank stellt kritische Rückfragen zur nächsten Kreditrate oder verlangt zusätzliche Sicherheiten.
• Innenansicht: Löhne/Gehälter können nicht pünktlich bezahlt werden; Eigenkapital/Rücklagen sind nahezu aufgebraucht; Steuer- und Sozialabgaben geraten in Verzug.

Spätestens bei solchen Kombinationen braucht es einen planvollen Notfallmodus – inklusive externer Beratung in Sanierung, Insolvenz- und Vergabe-/Baurecht.

5) Rechtliche Leitplanken: Die drei Insolvenzgründe – und was sie auslöst

Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO). Zahlungsunfähig ist, wer fällige Zahlungspflichten nicht erfüllen kann. In der Praxis gilt nach höchstrichterlicher Rechtsprechung ein Liquiditätsdefizit von 10 % oder mehr, das sich innerhalb von drei Wochen nicht unter diese Schwelle drücken lässt, regelmäßig als Zahlungsunfähigkeit – vorbehaltlich seltener Ausnahmen. Für die Prüfung genügt heute oft ein belastbarer Nachweis; eine formale Liquiditätsbilanz ist nicht immer zwingend.

Drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO). Sie liegt vor, wenn voraussichtlich fällige Verpflichtungen zum Fälligkeitszeitpunkt nicht erfüllt werden können (Regel-Prognosehorizont: 24 Monate). Sie begründet kein Pflicht-, aber ein Recht des Schuldners zum Insolvenzantrag und eröffnet präventive Sanierungsoptionen – etwa Schutzschirm oder StaRUG.

Überschuldung (§ 19 InsO). Bei juristischen Personen ist Überschuldung ein Eröffnungsgrund, wenn die Aktiva die Verbindlichkeiten nicht decken, es sei denn, die Fortführung ist innerhalb der nächsten zwölf Monate überwiegend wahrscheinlich (Fortführungsprognose).

6) Antragspflicht und Haftung: Die Drei‑Wochen‑Uhr für Geschäftsleiter

Für GmbH, UG, AG & Co. gilt: Treten Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ein, müssen die Geschäftsleiter ohne schuldhaftes Zögern, spätestens innerhalb von drei Wochen (bei Überschuldung: sechs Wochen) Insolvenzantrag stellen – § 15a InsO. Wer zu spät reagiert, riskiert zivilrechtliche Haftung und strafrechtliche Konsequenzen wegen Insolvenzverschleppung. Der Zeitraum darf nur ausgeschöpft werden, wenn konkrete, belastbare Sanierungsschritte kurzfristig greifen können.

7) Der 14‑Tage‑Notfallplan für Ingenieurbüros

Tag 1–3: Kassensturz & Priorisierung

1. Sofort-Liquiditätsübersicht: Kontostände, offene Posten (Debitoren/Kreditoren), fällige Steuern/Sozialabgaben, Zahlungsziele.
2. 13‑Wochen‑Cashflow aufsetzen (Worst‑/Base‑/Best‑Case).
3. Projektstatus prüfen: Leistungsstände, claim‑fähige Änderungen, abnahmefähige Teilleistungen; kurzfristig fakturierbare Abschläge identifizieren.
4. Zahlungsstopps für nicht betriebsnotwendige Ausgaben; neue Bestellungen nur nach „Vier‑Augen“-Freigabe.

Tag 4–7: Einzahlungen beschleunigen, Auszahlungen strecken

5. Forderungsmanagement: Mahnwesen auf Tagesrhythmus; wo möglich Skonto gegen Sofortzahlung anbieten; Teilabnahmen durchsetzen; bei säumigen öffentlichen Auftraggebern sachlich eskalieren.
6. Lieferanten & Vermieter: Stundung/Raten verhandeln; Sicherheiten (z. B. Abtretungen) gezielt einsetzen.
7. Hausbank: Liquiditätsplan vorlegen, Zwischenfinanzierung/Überbrückung anfragen, Sicherheitenbedarf klären.

Tag 8–14: Struktur und rechtliche Optionen

8. Kostenmaßnahmen: temporäre Kurzarbeit prüfen, Auslastung neu verteilen, Overhead befristen.
9. Vertragscheck: Honorarvereinbarungen, Leistungsbilder, Nachträge – systematisch dokumentieren, sauber verhandeln (HOAI als Orientierung, nicht als Preisrecht).
10. Verfahrensspur bestimmen: StaRUG‑Restrukturierung (außerinsolvenzlich) vs. (vorläufige) Eigenverwaltung oder Schutzschirm – je nach Eintritt der Insolvenzgründe, Finanzierbarkeit des Verfahrens und Zustimmungslage der Gläubiger.

8) Sanieren vor dem Ernstfall: Der StaRUG‑Weg

Das StaRUG eröffnet die Chance, außerhalb eines Insolvenzverfahrens passgenau zu restrukturieren – etwa durch Schuldenschnitte, Laufzeitverlängerungen, Covenants‑Anpassungen oder die gezielte Einbeziehung einzelner Gläubigergruppen (z. B. Banken, Anleihegläubiger). Kern ist der Restrukturierungsplan. Für die Planannahme ist in jeder Gruppe grundsätzlich eine 75 %‑Mehrheit der Stimmrechte erforderlich; eine gerichtliche Bestätigung kann den Plan auch gegen Minderheiten verbindlich machen (Cram‑down).

Praxisnutzen für Ingenieurbüros: Wer drohende Zahlungsunfähigkeit sauber dokumentiert, kann frühzeitig Stabilisierung erreichen, Zahlungsverbote Dritter abwehren und Verhandlungen strukturieren – ohne den Reputationsschlag einer Insolvenzeröffnung. Voraussetzung ist eine tragfähige Fortführungsplanung und offene Kommunikation mit den Hauptgläubigern.

9) Insolvenz mit Steuerungshoheit: Eigenverwaltung & Schutzschirm

Wenn Insolvenzgründe bereits vorliegen oder absehbar sind, kann die Insolvenz in Eigenverwaltung (§§ 270 ff. InsO) sinnvoll sein: Die Geschäftsführung bleibt im Amt, ein Sachwalter überwacht. Das ist besonders dort vorteilhaft, wo der Unternehmenswert maßgeblich im Know‑how der Teams liegt – wie bei Ingenieurbüros. Das Schutzschirmverfahren (heute § 270d InsO) richtet sich an Unternehmen mit drohender Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung, die noch nicht zahlungsunfähig sind. Es verschafft Zeit, einen Sanierungsplan auszuarbeiten; nötig ist u. a. eine Bescheinigung über Sanierungsfähigkeit und -aussicht.

Voraussetzungen für die Eigenverwaltung, die Gerichte und Gläubiger erwarten:

• Eigenverwaltungsplanung und belastbares Fortführungskonzept,
• geordnete Rechnungslegung/Buchführung,
• Finanzierung der Verfahren (Massekosten),
• realistische Maßnahmen zur Ergebnis- und Liquiditätsverbesserung (z. B. Personalstruktur, Projektmix, Mieten, unprofitable Geschäftsteile).

Gerichte können in der vorläufigen Eigenverwaltung den Sachwalter beauftragen, über Planung, Buchführung und potenzielle Haftungsansprüche zu berichten – reine Wunschzettel reichen nicht.

10) Kommunikation in der Krise: Wer jetzt wie informiert werden muss

Belegschaft: Klar, sachlich, zeitnah. Roadmap, Meilensteine, Rollen und Erwartungen transparent machen. Das bindet Schlüsselkräfte – ein zentraler Wertträger von Ingenieurbüros.

Banken und Hauptlieferanten: Frühzeitig mit Zahlen, Szenarien, Sicherheiten sprechen. Wer unangenehme Entwicklungen proaktiv erläutert, erhöht die Chance auf Stundungen und Bridge‑Lösungen.

Auftraggeber: Leistungsstand, Termine, Abnahmen und Rechnungsfreigaben eng führen. Bei öffentlichen Auftraggebern Formalien sauber einhalten; bei privaten Auftraggebern Change Requests/Nachträge belegen.

11) Zehn häufige Fehler – und wie man sie vermeidet

1. Zu spätes Handeln – die Drei‑Wochen‑Frist ist keine „Bedenkzeit“, sondern Höchstfrist.
2. Intransparente Kalkulation – Stundensätze und Auslastung nicht kostendeckend; HOAI‑Orientierung ignoriert.
3. Kein 13‑Wochen‑Plan – ohne Cash‑Kalender keine Priorisierung.
4. Aufträge ohne Anzahlung/Abschläge – Liquiditätsfalle in langen Leistungsphasen.
5. Schwaches Forderungsmanagement – Mahnläufe unregelmäßig, strittige Posten verschleppt.
6. Unklare Leistungsänderungen – Nachträge nicht sauber dokumentiert.
7. Allein auf Kosten setzen – ohne Preisdurchsetzung und Vertragsqualität bricht die Marge.
8. Keine Berater koordinieren – Sanierung, Insolvenz- und Baurecht gehören an einen Tisch.
9. Kommunikation scheuen – Bank und Schlüsselgläubiger zu spät informieren.
10. Rechtsrahmen verkennen – drohende Zahlungsunfähigkeit bietet Optionen, Zahlungsunfähigkeit löst Pflichten.

12) Was gilt bei persönlicher Haftung? – Restschuldbefreiung und Verbraucherinsolvenz

Ist der Inhaber natürliche Person (Einzelunternehmer, Freiberufler) oder haftet er persönlich, kann ein Insolvenzantrag aus eigener Initiative sinnvoll sein – nur dann besteht die Chance auf Restschuldbefreiung. Seit der Reform wird sie in der Regel nach drei Jahren erteilt, sofern die gesetzlichen Obliegenheiten erfüllt werden.

Für Verbraucher und ehemals Selbstständige mit überschaubaren Verhältnissen gilt das Verbraucherinsolvenzverfahren (§§ 304–311 InsO); auch hier ist die Restschuldbefreiung in den §§ 286–303a InsO geregelt. Wichtig: Der Antrag auf Restschuldbefreiung muss vom Schuldner selbst gestellt werden – am besten zusammen mit dem Insolvenzantrag.

13) Preisdurchsetzung und Angebotsqualität: Was Ingenieurbüros konkret tun können

1. Saubere Leistungsbeschreibung. Die HOAI bleibt als Orientierung wertvoll. Wer Leistungsbilder, Schnittstellen und Abgrenzungen klar beschreibt, reduziert Streit, beschleunigt Abnahmen und stärkt die Honorarbasis.

2. Angebotslogik und Nachträge. Jede Preisposition mit klaren Annahmen hinterlegen (Daten, Mitwirkungspflichten, Planstände). Change-Management formalisiert (Ankündigung, Angebot, Freigabe, Umsetzung, Abrechnung).

3. Stundensatzkalkulation. Interne Vollkosten plus Zielmarge je Qualifikationsstufe (BIM‑Lead, Fachplaner, Konstruktion, Bauüberwachung) – und Auslastung realistisch. Wer die Personalkostensteigerungen nicht in Preisen abbildet, rutscht in Verlust.

4. Projektportfolio steuern. Mix aus kurzzyklischen (z. B. Gutachten, Prüfungen) und langlaufenden Projekten; bei Letzteren Abschlagslogik straffer, Teilabnahmen konsequent.

5. Digital- und Prozessvorsprung. BIM, CDE, Prüfroutinen für Planstände – was die Fehlerquote senkt und Nachträge belastbar macht. Der Branchentrend bestätigt: Der Fachkräftemangel erhöht die Lohnquote – Produktivität wird zum entscheidenden Hebel.

14) Entscheidungsbaum: Welche Spur passt zu welcher Lage?

• Noch zahlungsfähig, aber Engpässe sichtbar → StaRUG prüfen (gezielte Gläubigergruppen, 75 %‑Mehrheit je Gruppe, gerichtliche Bestätigung möglich). Ziel: Passgenaue Entschuldung ohne Insolvenzeröffnung.
• Drohende Zahlungsunfähigkeit → Schutzschirm (§ 270d InsO) erwägen. Ziel: Zeitgewinn unter Aufsicht, Plan erstellen, operative Steuerung behalten.
• Zahlungsunfähigkeit/Überschuldung eingetreten → (Vorläufige) Eigenverwaltung (§§ 270 ff. InsO) beantragen, wenn Planung, Buchführung, Finanzierung und Sanierungslogik überzeugen. Ziel: Fortführung mit Geschäftsleitung im Lead, Sachwalteraufsicht.

15) Fazit: Geschwindigkeit, Transparenz, Rechtsrahmen nutzen

Ingenieurbüros stehen 2025 zwischen Marktdruck, Kostenanstieg und Fachkräftemangel. Das muss nicht im Aus enden. Wer früh warnt, schnell priorisiert und rechtssicher handelt, behält Gestaltungsspielraum – außerhalb oder innerhalb eines Verfahrens. Die Wege sind vorhanden: von StaRUG‑Plänen über Schutzschirm bis zur Eigenverwaltung. Entscheidend ist, jetzt die richtigen Weichen zu stellen: Zahlen kennen, Offenheit gegenüber Bank und Schlüsselgläubigern, professionelle Beratertriade (Sanierung, Insolvenz-, Bau-/Vergaberecht) – und ein Management, das Verantwortung übernimmt.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine sorgfältig recherchierte Orientierung, ersetzt jedoch keine Rechtsberatung. In konkreten Fällen sollten Sie eine auf Insolvenz- und Sanierungsrecht spezialisierte Kanzlei einbinden.